Note de restaurant et TVA : ce qui change avec la facture électronique
Au restaurant avec un client, vous réglez l'addition et vous gardez le ticket. Ce ticket suffit-il pour récupérer la TVA ? Pas toujours. Avec la réforme de la facturation électronique, la DGFiP a publié une fiche pratique qui distingue trois cas pour les notes de restaurant. Tout dépend du moment où vous signalez que la dépense est professionnelle. Au-delà de 150 € HT, le simple ticket de caisse ne suffit plus. PERFINSIGHT, cabinet d'expertise comptable à Amiens, fait le point pour les dirigeants de TPE et PME des Hauts-de-France.
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Frais de restaurant et facturation électronique : ce que tout dirigeant de TPE ou PME doit savoir
Les repas d'affaires font partie du quotidien des dirigeants. Déjeuner avec un client, recevoir un fournisseur, réunir ses équipes : ces frais sont courants et leur TVA représente, sur une année, un montant non négligeable pour une TPE ou une PME. Avec la réforme de la facturation électronique, leur traitement évolue. La DGFiP a publié une fiche pratique consacrée aux notes de restaurant. Les assouplissements existants sont maintenus, mais trois situations sont désormais clairement encadrées.
Votre cabinet d'expertise comptable à Amiens, PERFINSIGHT, vous explique ce qui change et comment sécuriser la déductibilité de la TVA sur vos frais de restaurant.
Rappel : le calendrier de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique s'applique de manière progressive. Les grandes entreprises et les ETI sont concernées à partir du 1er septembre 2026, et les PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Dès lors, toute dépense engagée dans un contexte professionnel entre deux assujettis à la TVA doit donner lieu à l'émission d'une facture électronique B2B. Cette facture n'est plus remise sur papier au salarié ou au dirigeant : elle est acheminée directement vers la plateforme agréée de l'entreprise. Un restaurateur qui accueille un client professionnel est donc concerné, comme n'importe quel autre fournisseur.
Trois scénarios selon le moment où l'usage professionnel est signalé
La fiche de la DGFiP distingue trois situations. Le critère décisif est simple : à quel moment le caractère professionnel du repas est-il porté à la connaissance du restaurateur ?
Scénario 1 : l'usage professionnel n'est pas mentionné au moment du règlement
Le collaborateur ou le dirigeant paie l'addition sans préciser qu'il s'agit d'un repas professionnel. Le restaurateur traite alors l'opération comme une vente à un particulier (B2C) et remet un justificatif de caisse.
Un assouplissement administratif permet de conserver la déductibilité de la TVA jusqu'à 150 € HT. Au-delà de ce seuil, le justificatif de caisse seul ne suffit plus pour récupérer la TVA. Pour un repas d'affaires important, un dîner d'équipe ou une réception client, le risque de perdre la TVA déductible est donc réel.
Scénario 2 : une facture au nom de l'entreprise est demandée au moment du règlement
Le collaborateur demande une facture au nom de son entreprise au moment de payer. L'opération bascule alors en B2B : le restaurateur émet une facture électronique qui mentionne le SIREN ou le SIRET de l'entreprise.
L'identité du collaborateur n'apparaît pas sur la facture, pour des raisons de protection des données personnelles. Un identifiant interne permet ensuite de rattacher la dépense au bon salarié ou au bon service, a posteriori, dans la comptabilité de l'entreprise.
C'est le scénario le plus sûr : la facture arrive directement sur la plateforme agréée de l'entreprise, sans risque de perte, et la TVA est déductible dans les conditions habituelles.
Scénario 3 : la facture est demandée après le règlement
Le collaborateur a payé, puis s'aperçoit qu'il lui faut une facture. Le restaurateur peut régulariser via sa plateforme agréée. Le document doit alors porter la mention « TVA déjà collectée ». Cette mention évite que la même TVA soit comptabilisée deux fois : une fois sur le ticket de caisse initial, une fois sur la facture électronique.
Une tolérance pendant la phase de démarrage
L'administration a indiqué que, pendant la phase de démarrage de la réforme, elle ne sanctionnera pas automatiquement les entreprises qui rencontrent des difficultés, dès lors qu'elles sont engagées dans une trajectoire sérieuse de mise en conformité.
Cette tolérance n'est pas un blanc-seing. Elle suppose de pouvoir démontrer que l'entreprise a pris la réforme au sérieux : choix d'une plateforme agréée, mise à jour des données, information des collaborateurs, adaptation des procédures internes.
Le point de vigilance : signaler l'usage professionnel au bon moment
Le message à retenir est le même dans tous les cas : si l'usage professionnel n'est pas signalé au moment du règlement, la déductibilité de la TVA n'est plus garantie au-delà de 150 € HT.
Pour un dirigeant de PME ou une entreprise industrielle dont les équipes se déplacent souvent, l'enjeu se compte sur l'année. Des dizaines de repas d'affaires, de déplacements commerciaux et de réceptions clients peuvent représenter une TVA significative, qu'il serait dommage de perdre faute d'un bon réflexe au moment de payer.
Concrètement : les bons réflexes pour votre entreprise
Pour sécuriser vos notes de restaurant, quelques mesures simples suffisent :
•Informer vos collaborateurs : au moment de régler un repas professionnel, ils doivent demander une facture au nom de l'entreprise et communiquer le SIREN ou le SIRET.
•Mettre ce numéro à disposition de toutes les personnes qui engagent des frais (carte de visite, application de notes de frais, carte bancaire professionnelle).
•Mettre en place un identifiant interne pour rattacher chaque dépense au bon collaborateur ou au bon service.
•Adapter votre procédure de notes de frais pour tenir compte du seuil de 150 € HT.
•Vérifier que votre plateforme agréée reçoit bien les factures de vos fournisseurs, restaurateurs compris.
Facturation électronique : un accompagnement pour les dirigeants de la Somme et des Hauts-de-France
La facturation électronique ne se limite pas aux notes de restaurant. Elle touche l'ensemble de vos flux : factures fournisseurs, factures clients, données de transaction et de paiement. Pour une TPE ou une PME, c'est un vrai chantier : choisir une plateforme agréée, fiabiliser les données clients et fournisseurs, revoir les processus internes, former les équipes.
Bien menée, cette transition devient aussi une opportunité. Des factures dématérialisées et structurées, ce sont des données plus fiables et disponibles plus vite, donc un pilotage plus précis de votre trésorerie et de votre rentabilité.
PERFINSIGHT accompagne les dirigeants d'Amiens et des Hauts-de-France dans cette mise en conformité, avec une comptabilité digitalisée, des outils connectés comme Pennylane et un interlocuteur unique qui connaît votre dossier. Expert-comptable et commissaire aux comptes, Julien Carbonnier vous aide à sécuriser vos obligations fiscales et à transformer vos données comptables en outils de décision.
Parlons de votre mise en conformité
Vous êtes dirigeant d'une TPE, d'une PME ou d'une entreprise industrielle à Amiens, dans la Somme ou dans les Hauts-de-France ? Vous voulez savoir où en est votre entreprise face à la réforme de la facturation électronique, ou sécuriser le traitement de vos frais professionnels ?
Contactez PERFINSIGHT au 06 41 50 07 03 ou demandez votre devis sur le site. Le cabinet d'expertise comptable est situé 518 rue Saint-Fuscien à Amiens et intervient partout dans les Hauts-de France.
